Je handtekening staat onder elke mail die je stuurt. Toch is het vaak het enige stuk van je bedrijf dat nooit iemand heeft nagekeken — en dat is jammer, want de ontvanger ziet iets anders dan jij.
Waarom je eigen handtekening er bij de ander anders uitziet
Een handtekening die je in je telefoon typt, neemt het lettertype van je telefoon mee. Staat dat lettertype niet op de computer van je klant, dan kiest zijn mailprogramma zelf iets anders. Hetzelfde geldt voor kleuren en uitlijning. Je ziet het zelf nooit, want bij jou klopt het wel.
Daarom bouw je een handtekening niet zoals een webpagina, maar zoals een mail: met vaste lettertypen die op elk toestel bestaan, en met opmaak die een mailprogramma niet weggooit.
Wat er in een goede handtekening staat
- Je bedrijfsnaam en in één zin wat je doet
- Telefoonnummer als aanklikbare link — op een telefoon belt de ontvanger je met één tik
- E-mailadres op je eigen domein, niet je privéadres
- Je website
- Adres en KvK-nummer klein eronder
- Je logo, niet groter dan ongeveer 180 pixels breed
Wat er niet in hoort: een lange disclaimer die niemand leest, drie social-media-iconen die naar lege pagina's wijzen, en een spreuk. Kort werkt beter dan volledig.
Zo zet je hem in je mailprogramma
Mailprogramma's nemen geen code aan. Je plakt een handtekening — je kopieert hem ergens vandaan en plakt hem in het handtekeningveld.
Outlook en Microsoft 365
Ga naar Bestand › Opties › E-mail › Handtekeningen, of in de webversie naar Instellingen › E-mail › Opstellen en beantwoorden. Maak een nieuwe handtekening aan en plak. Stel hem apart in voor nieuwe berichten én voor antwoorden — dat laatste wordt vaak vergeten.
Webmail
In je webmail staat de handtekening bij Instellingen › Identiteiten. Zet daar de HTML-stand aan, anders wordt je logo als tekst opgeslagen.
Gmail
Instellingen › Algemeen › Handtekening. Let op de instelling eronder: standaard zet Gmail je handtekening boven het citaat bij een antwoord.
iPhone en iPad
Instellingen › Apps › Mail › Handtekening. Kopieer de handtekening eerst uit een mail aan jezelf: houd hem ingedrukt, kies Alles selecteren en daarna Kopiëren.
Spark, Thunderbird en andere programma's
Dezelfde werkwijze: zoek de handtekening-instelling en plak. Werkt het plakken op je telefoon niet goed, doe het dan één keer op een computer — de meeste programma's zetten hem daarna zelf op je telefoon.
Drie valkuilen die je zelf niet ziet
1. Kleuren verdwijnen bij het plakken. Veel mailprogramma's vervangen de opmaak door hun eigen standaard zodra je plakt. Je handtekening komt dan volledig in zwart aan bij de ontvanger, terwijl hij op jouw scherm nog kleur had. Een handtekening die daartegen kan, gebruikt opmaak die zo'n bewerking overleeft.
2. Je logo hoort op je eigen website te staan. Een logo in een handtekening is een verwijzing naar een afbeelding op internet. Staat die afbeelding op een adres dat niets met jouw bedrijf te maken heeft, dan ziet je klant dat adres staan. Op je eigen domein hoort het thuis — en vervang je het logo ooit, dan verandert het meteen overal mee.
3. Een groot logo maakt elke mail zwaar. Een logobestand van een paar honderd kilobyte onder élke mail telt op, en spamfilters kijken mee naar het gewicht van een bericht. Een logo van 180 pixels breed is ruim genoeg en weegt een fractie daarvan.
En verder: sommige mailprogramma's laten afbeeldingen standaard niet zien. Zorg dat je handtekening ook zonder logo compleet is — naam, nummer en adres moeten gewoon leesbaar blijven.
Wij maken hem voor je
Ben je klant bij ons, dan staat je handtekening al klaar in je eigen omgeving, opgebouwd uit de gegevens die we van je hebben: bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, website, adres en KvK-nummer, met je eigen logo erboven. Eén knop om hem te kopiëren, en een knop om hem naar je eigen mailbox te sturen als je op je telefoon werkt.
Mail die ons systeem namens jou verstuurt — offertes en facturen bijvoorbeeld — krijgt dezelfde handtekening automatisch. Je hoeft dus niets dubbel bij te houden.
Heb je nog geen e-mail op je eigen domein? Dat richten we voor je in, met alle adressen die je nodig hebt, en je bestaande post verhuist gewoon mee.